Leistung · Angebotsvorbereitung

Angebote vorbereitet, bevor Sie danach fragen.

Die KI sammelt Angebotsdaten aus E-Mails, Formularen und Anhängen, bereitet Rückfragen vor und erstellt interne Notizen. Preiszusagen gibt es grundsätzlich nur nach menschlicher Freigabe.

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Beispiel-Vorgang

Suchauftrag IT-Support: KI bereitet die Angebotsbasis vor.

Beispiel aus der Personalvermittlung – die KI sammelt, strukturiert und schlägt nächste Schritte vor; freigegeben wird vom Menschen.

Eingegangene Anfrage · Neukunde

„Wir suchen kurzfristig 3 IT-Support-Mitarbeiter für unseren Standort Wien, hybrides Arbeiten wäre möglich. Können Sie uns ein Angebot machen?“

Vorbereitungs-Matrix

✓ ERKANNT: IT-Support · 3 Personen · Wien/hybrid · Start asap ⚠ FEHLT: Gehaltsrahmen · Arbeitszeitmodell · Muss-Kriterien

Nächster Schritt

EmpfehlungRückfrage senden + Erstprofil der Suche vorbereiten, damit nach Antwort sofort gestartet werden kann.

Interne Notiz · automatisch

„Neukunde, 3 Positionen, Dringlichkeit hoch. Erstprofil IT-Support (1st/2nd Level) angelegt. Honorarmodell klären, bevor Angebot rausgeht. Wiedervorlage in 2 Tagen, falls keine Antwort.“

Rückfrage-Entwurf · wartet auf Freigabe

„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir können die Suche gerne vorbereiten. Damit wir passende Kandidatenprofile erstellen können, benötigen wir noch den Gehaltsrahmen, gewünschte Erfahrung, das Arbeitszeitmodell und Ihre Muss-Kriterien. Danach strukturieren wir den Suchprozess und stimmen die nächsten Schritte mit Ihnen ab.“

Menschliche Freigabe

KI bereitet die Angebotsbasis vor → Konditionen & Angebot gibt Ihr Team frei

Kein verbindliches Angebot und keine Honorarzusage ohne menschliche Prüfung.

Ablauf

So funktioniert es.

Anfrage analysieren

Alle Angaben werden aus Mails und Anhängen gezogen.

Datenprüfung

Was ist vollständig, was fehlt für ein seriöses Angebot?

Rückfragen vorbereiten

Fertig formulierte Nachfass-Mail für fehlende Angaben.

Entwurf & Notizen

Strukturierte Datengrundlage entsteht automatisch.

Menschliche Freigabe

Preise und Konditionen bestätigt immer Ihr Team.

Probleme

Was diese Leistung löst.

Verstreute Angebotsdaten

Maße, Wünsche und Termine verteilen sich über mehrere Mails.

Vergessene Rückfragen

Fehlende Angaben fallen erst beim Schreiben des Angebots auf.

Lange Vorlaufzeit

Bis alle Infos beisammen sind, vergehen Tage – der Kunde wartet.

Wissen nur im Kopf

Interne Hinweise zum Kunden stehen nirgends dokumentiert.

Nutzen

Was Ihr Unternehmen davon hat.

ZeitersparnisBessere ÜbersichtWeniger FehlerSchnellere ReaktionBessere DatenqualitätKlare ZuständigkeitenMenschliche Kontrolle

Ihr Team beginnt nicht bei null, sondern bei 80 %: Daten gesammelt, Rückfragen vorbereitet, Notizen dokumentiert. Das kann die Angebotszeit deutlich verkürzen.

Sicherheit & Kontrolle

Automatisierung mit Augenmaß.

Keine automatischen Preiszusagen: Jedes Angebot verlässt das Haus erst nach Ihrer Freigabe.
Keine blinden automatischen Entscheidungen bei kritischen Fällen – sensible Vorgänge gehen immer an einen Menschen.
Keine verbindlichen Preis-, Rechts- oder Personalentscheidungen ohne ausdrückliche Freigabe.
DSGVO wird von Beginn an mitgedacht – vor dem Live-Einsatz mit echten Kundendaten ist eine rechtliche Prüfung notwendig. Test- und Live-Systeme bleiben getrennt.

Ausbau

Sinnvolle nächste Erweiterungen

Wenn dieser Workflow steht, sind häufig diese nächsten Schritte sinnvoll:

Lead-Erfassung→Dokumenten- & Datenextraktion→CRM- & Follow-up-Workflows→Dashboard & Auswertung→KI-Mitarbeiter→

Diese Automatisierung besprechen?

Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, wie Angebotsvorbereitung Ihr Team konkret entlasten kann – unverbindlich und auf Augenhöhe.

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