Eingehende E-Mails werden automatisch analysiert, kategorisiert und nach dem GRÜN/GELB/ROT-Prinzip geroutet: Standardfälle werden vorbereitet oder beantwortet, heikle Fälle landen mit Entwurf bei Ihrem Team, dringende Fälle lösen sofort eine interne Warnung aus.
Beispiel aus einer Rechtsanwaltskanzlei: zusammenfassen, priorisieren, vorbereiten – ohne automatische Rechtsberatung.
Jede eingehende Mail wird automatisch einer von drei Stufen zugeordnet. Welche Fälle in welche Stufe gehören, legen Sie fest.
Standardanfragen, einfache Antworten und Weiterleitungen. Die Antwort kommt aus Ihrer freigegebenen Wissensbasis – als automatische Antwort oder fertiger Versand-Entwurf.
Die KI erstellt Zusammenfassung, Antwortentwurf und Handlungsvorschlag – gesendet wird erst nach Prüfung durch Ihr Team.
Beschwerden, Fristen, sensible oder rechtlich heikle Fälle: keine automatische Antwort, sondern sofortige Eskalation mit interner Warnung an die zuständige Person.
Jede Mail wird automatisch erfasst.
Inhalt, Absicht und Dringlichkeit werden erkannt.
Routing nach Risiko: Standard, Prüfung oder Eskalation.
Automatische Antwort, Entwurf fürs Team oder interne Warnmail.
Jeder Vorgang wird gelabelt und protokolliert.
Wichtige Mails gehen zwischen Standardfragen und Spam unter.
Öffnungszeiten, Status, Rückfragen – immer wieder manuell beantwortet.
Kritische Mails bleiben liegen, bis der Kunde verärgert nachfasst.
Ohne Labels und Logging fehlt die Übersicht, wer wann was beantwortet hat.
Ihr Team beantwortet nur noch die Mails, bei denen Menschen gebraucht werden. Reaktionszeiten können deutlich sinken, nichts geht verloren, jeder Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Wenn dieser Workflow steht, sind häufig diese nächsten Schritte sinnvoll:
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, wie E-Mail-Automatisierung Ihr Team konkret entlasten kann – unverbindlich und auf Augenhöhe.