Leistung · Termin- & Kalenderautomatisierung

Termine, die sich selbst organisieren.

Besichtigungen und Kundentermine werden automatisch vorbereitet: Terminbedarf erkennen, Verfügbarkeiten prüfen, Vorschläge senden, Bestätigungen und Erinnerungen verschicken.

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Beispiel-Termin

Von „Hätten Sie nächste Woche Zeit?“ zum fixen Eintrag.

Anfrage, Terminvorschläge, Kalenderansicht, Bestätigung und Erinnerung – komplett vorbereitet.

Kundenanfrage
„Hätten Sie nächste Woche Zeit für eine Besichtigung?“

KI erkennt

TerminbedarfJa · Besichtigung Zeitraumnächste Woche (bevorzugt) Ortfehlt → wird abgefragt Aktion3 Terminvorschläge erstellen

Kalender-Miniansicht · freie Slots werden vorgeschlagen

Mo—
Di09:30Vorschlag 1
Mi14:00✓ gewählt
Do11:00Vorschlag 3
Fr—

Bestätigung · automatisch

„Ihr Besichtigungstermin ist fixiert: Mittwoch, 14:00 Uhr. Sie erhalten einen Tag vorher eine Erinnerung.“

Erinnerung · 24 h vorher REMINDER AKTIV

Kunde erhält Erinnerung, Ihr Team eine Tagesübersicht mit Adresse und Anliegen – der Termin ist vollständig vorbereitet.

Ablauf

So funktioniert es.

01

Anfrage

Kunde bittet um Besichtigung oder Beratung.

02

Bedarf erkannt

KI erkennt Terminabsicht und Anlass.

03

Verfügbarkeit

Freie Slots werden im Kalender ermittelt.

04

Vorschlag & Bestätigung

Kunde wählt, Bestätigung folgt automatisch.

05

Eintrag & Erinnerung

Kalendereintrag mit Kontext, Erinnerung vor dem Termin.

Probleme

Was diese Leistung löst.

E-Mail-Ping-Pong

Fünf Mails hin und her, nur um einen Termin zu finden.

Vergessene Termine

Kunden erscheinen nicht, weil die Erinnerung fehlt.

Doppelbuchungen

Verfügbarkeiten werden manuell geprüft – und übersehen.

Unvorbereitete Termine

Wichtige Infos zum Kunden liegen beim Termin nicht vor.

Nutzen

Was Ihr Unternehmen davon hat.

ZeitersparnisBessere ÜbersichtWeniger FehlerSchnellere ReaktionBessere DatenqualitätKlare ZuständigkeitenMenschliche Kontrolle

Weniger Koordinationsaufwand, weniger No-Shows, besser vorbereitete Termine – Ihr Team weiß genau, worum es geht.

Sicherheit & Kontrolle

Automatisierung mit Augenmaß.

  • Terminvorschläge folgen Ihren Regeln (Pufferzeiten, Arbeitszeiten, Regionen) – Sonderfälle bestätigt ein Mensch.
  • Keine blinden automatischen Entscheidungen bei kritischen Fällen – sensible Vorgänge gehen immer an einen Menschen.
  • Keine verbindlichen Preis-, Rechts- oder Personalentscheidungen ohne ausdrückliche Freigabe.
  • DSGVO wird von Beginn an mitgedacht – vor dem Live-Einsatz mit echten Kundendaten ist eine rechtliche Prüfung notwendig. Test- und Live-Systeme bleiben getrennt.
Ausbau

Sinnvolle nächste Erweiterungen

Wenn dieser Workflow steht, sind häufig diese nächsten Schritte sinnvoll:

Lead-Erfassung→CRM- & Follow-up-Workflows→Kundenservice-Automatisierung→KI-Mitarbeiter→Dashboard & Auswertung→

Diese Automatisierung besprechen?

Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, wie Termin- & Kalenderautomatisierung Ihr Team konkret entlasten kann – unverbindlich und auf Augenhöhe.

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